ZenTodo的基础理论ZTD介绍
ZTD致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。我应该首先指出的是，GTD 并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。然而人人都有自己的独特之处，ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。
这个习惯与 GTD 的完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务, 想法, 项目等等）记录到ZenTodo软件中。因为只有把信息从脑海里记录下来，你才不会忘记它们。
收件箱中的任务的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对任务及时做出处理和归纳成类，你才能避免任务箱的堆积。建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。
删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。
委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。
立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。
等下 在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。
制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。
无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。
简单做(ZTD)习惯培养3——计划
好习惯：设定每天，每周的最重要的事(MIT)
执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所以习惯中最最重要的！
：在你开始工作前，消去所有使你分心的事。关闭Email、关上手机、拔掉网线等等，把办公桌上堆积的混乱的东西写清理干净。
：设置一个计时器（像CoolTimer等等），或者尽可能的集中于你的任务不要松懈，不让自己变得心烦意乱的。
：如果你在执行时被干扰了，马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中，然后继续原来的任务。重申一遍，千万不要尝试多线工作。
：如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务。
：无论如何，有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。当遇到这个情况时，把现在的任务进度记录下来，把所用的资料也都整理放到一旁。当你弄完那些无法避免的任务后，简单地把所有的资料重新拿出来，然后再看看记录的任务进度，又可以马上开始原来的任务了。
：深呼吸，舒展一下身子，在工作时也要享受好的休息。身体可是革命的本钱，千万不要亏待了哦～
根据完成任务获得的成就值，兑换成就商品，然后继续你的下一步行动。千万不要让你被奖励冲昏了头脑，忘记了下面的任务。
简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
许多GTD的使用者都习惯研究工具，创造复杂的实施系统，频繁更换使用的工具和系统，但这些都没有再帮你把事情搞定。ZTD是关于行动的系统，本软件ZenTodo也是尝试为您打造最适合你的践行ZTD理论的工具。
这是一个众所周知的管理方法：寻找一个可以容纳所有信息，而且所有信息都被收集在这里的地方。
你的资料是不是零散的堆积在工作台上？你是不是每天都有花上一段时间去找自己的钥匙？此刻，你是否知道，你生活中每一个细节被搁置在哪儿呢？
：如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上，你就应该想想：这些东西是应该放在哪儿的呢？它们的“家”在哪儿？如果它们还没有“家”，你就为它们找一个吧。安排一个地方专门放东西或某一类东西。车钥匙？找一个地方专门放钥匙；脏衣服？不要把它们都 扔在床上；首饰？把它们放到一个安全的地方收好。
：一旦你已经把收集箱中的项目处理，你可能还需要参考其中的条目，这时你就需要一个地方来收集这些项目。千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统（方便的字母安排顺序，或者Geek喜欢的十六进制方式等等）。准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。不要害怕有太多的整理夹，相反的，你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中（那就失去意义了）。
。我知道，你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。不要“等下”，现在就开始！
。把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。你可能忘记，也可能为了偷懒而没做。你应该坚持，黏住这个习惯，至少坚持这个习惯30天，直到它已经变成自然使之。
。当你从一件事情转移到另一件事时，其中过渡的时间是应该注意的。因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下，但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集，而是下一步该自己做什么。当你在培养这个管理习惯的时候，注意这个转移过渡，这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
。永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。如果你正在犯这个错误，请为那些东西找个“家”。
。标签是管理中最好用的工具。准备一些空白标签，为那些抽屉和文件箱都标上标签。所以你就可以对事情都了如指掌。
。无论何时，回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。你会发现有一些管理上的不当之处，像某一些资料都被整理在一个房间，而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。而有些时候，你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱，以便保持事情都在可控制的范围内。
如果你仍旧常常找不到东西，请重新阅读几遍上面的方法，并且坚定不移的执行。如果你再也没有找不到东西了，想想你为自己收获了多少时间和金钱，欢迎留言分享你的成功！
无论你多么优秀，仍然有忘记事情的时刻、有失去目标的时刻、有时间管理系统失衡的时刻。当你陷入繁忙的工作，忙碌的生活中时，即便最好的管理系统都有可能变得一团糟。
GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。在每周回顾中，你应该对比自己的年度目标，回顾自己在过去一周取得的进步，制定下一周的前进计划。这里是如何让你在五步中就完成重要的的每周回顾：
如果你有跟随简单做好习惯1(收集)，你就会有一份上一周的笔记。在你的笔记上，大部分的任务都应该已经完成的，但是重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等等。就是简单的扫过然后把未完成的事情重新记录下来。（大概5-10分钟）
回顾上一周的日程表，看看是否有需要提前的事项，或者有新产生的需要完成的任务。然后再看看下一周你需要完成的事情。（大约5分钟）
无论你是使用多份情境清单或者一份任务清单，回顾它们是同样重要的，确认上面列出的事项是最新的。划掉那些已经完成的事项，并且看看你的“接下来的任务清单”、“某一天/可能清单”、“工程清单”，如果你有使用这些清单。（大约10分钟）
如果你已经完成了一个短期目标，你就回到第一个步骤重新设定一个新的。如果还未达到短期目标，那回顾自己的任务时，看看怎么样能取得更好的成果。列出这周你想完成的重要任务和其他的任务，然后将它们安排到日程表中，尽量将它们安排在早晨。这些任务是优先级最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2个便可。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》
如果你不分心，并且按照步骤来，总共回顾时间为30分钟。回顾时，你应该避免所有的打搅，关掉Email和网络（除非你的清单都是在线的），关掉你的手机。最多的情况，一次每周回顾大概也就45分钟而已。
如果你同我一样，有一份长的任务列表，你可能会按照情境来划分这些任务(工作, 家庭, 差事, 电话,等等)。你的任务列表是非常非常长，那就真是恐怖了。你需要明白，你永远不会完成所以任务，因为任务总在不断地增加。
最近，我尝试简化自己的GTD时间管理系统。虽然我仍有长长的任务清单记满了该做得事情，但我不再注重它们。我开始进行清理工作，只关注什么是最重要的事。
了解你的主要目标是什么，其他目标是什么 。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。参考阅读《处理信息膨胀的21条小贴士》。
每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
写下你一天 中最重要的三件事（我记录在自己的Moleskine上），当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！
简单做(ZTD)习惯培养9——常规
结构性是GTD缺少的一个非常重要的部分。我认为David Allen对这方面所强调的是进入一种“心静如水”的状态，从而为做任何事做好准备。对于David Allen这样的人来说，这样可能是件好事。但是对其他大部分人来说，却变得有些混乱。
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。
更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。
：对于个人的事务，像锻炼、瑜伽、自我调节、记日记、阅读书籍和RSS订阅，或是付帐单、洗衣、购物、照料孩子、去银行、邮局等事，也去制定一份清单。比如说，购物清单等等。
：花点心思去处理你的任务清单，看看能否将小的任务放在一起来做。一是节省时间，二是减少干扰。举例来说：如果你需要去购物、去银行、去邮局、去宠物商店，那么将这些事放在一天来做。你可以从一周中专门抽一天时间来做个人的事情：处理邮件、付帐单、平衡收支、写文件、准备东西、列购物清单等等。在工作时，你可以将打电话、收发邮件等类似的事情放在专门一个小时中做。
：审阅一下你的清单，看看哪些是每天都做的。比如说：收发邮件、打电话、设定最重要的事、记日记、锻炼、阅读RSS、清空收件箱等等。计划你的每日日程，没必要精确到每一分钟，但要确定每天做这些事的固定时间。我的建议是：设定一份早上的例程(可以把在家的和在工作的分开)；一份一天结束之际的例程(工作结束的和一天结束的)；和一份要完成的最重要的任务和其他事情上的例程。
：包括每周你会做几次(或更多)的事情。这可能是每周回顾、清洁房间、锻炼、洗衣、园艺等等。将这些事在一周的时间内分散开。不要把每天放得太满，你每天最多做两三件就好了，理想的情况是每天1-2件事。如果你需要做的太多了，那么你需要考虑简化一下。否则这很难坚持下去。
：一旦设定好了每日和每周的例程， 那么就开始执行它。对于每日的例程，至少坚持一个星期。每周结尾时，回顾看看效果如何，如果效果不太好，就得作出调整。对于每周的例程，至少坚持两周，遇到问题时也需要自己调整一下。
：设定例程很容易，但坚持下来便是很难的。一旦你发现了适合自己的日程，一定要坚持30天，是他慢慢形成习惯。只有这样，你才会感到镇静，更能掌控你的生活。怎样坚持30天呢? 可以把它当作一项挑战、给自己设定奖励、把你的计划告诉别人、把你的日程贴在墙上等等。在坚持此习惯过程中，不要同时进行太多的习惯培养。参考阅读：《一个月培养一个好习惯》、《20个方法让你摆脱坏习惯》
简单做(ZTD)习惯培养10——激情
这并不像是平常的关于效率的技巧，但是它却值得你去深思。如果你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成吧。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。这个习惯，也许对一些人来说 缺乏吸引力，因为他们已经安然于现有的平凡的（无聊的）生活中。如果你并不喜欢现在的工作，或者只是为了钱而工作，我觉得应该去考虑一下了。因为你不断地迫使 自己去做不喜欢的事情，这只会使你更加厌恶它。
或许你是该想想自己到底想做什么？（不要说是睡觉）你最喜欢从事什么？你心仪的工作岗位是什么，如何达到它？仔细想想，多考虑几天，待你确认以后，下一步就去实现它吧：
：你还需要什么去获得这份工作？是一份更高的学位、已有一份不错的工作经验、或者是需要其他的技能？
：想出一些有用的方法去解决你的绊脚石。如果你永远都不开始计划，那你就永远不会获得自己想要的工作。所以，为自己的成功铺好道路吧。
：不要等待机会，机会只会降临给时刻准备的人。所以，主动去发现和抓住机会，执行你的计划——至少每天一点，直到你达到目标。也许现在看起来，需要走的路还很长，但是你一旦实际行动起来，总有一天，你就会到底目的地的。
：不要因为几次失败而放弃，为了自己的目标而奋斗。Don’t Give Up!
做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足的！