第十二章:习惯8:简化
“开悟之前,我砍柴、挑水;开悟之后,我依然砍柴、挑水。”禅宗语录
如果你像我一样,清单上有一长串任务要完成,并且它们可能是不同情境下的任务(工作、个人、杂事、电话等),结果数量过多,难以应对。你无法完全移除清单上的任务,因为任务每天都在增加。因此,要简化清单,只留精华,这样你就不再需要复杂的规划系统。很多效率系统共存的一个问题,是待做事项清单太长,并且清单上的任务没有设定优先处理级别,什么事情都添加进来。最后,它变得难以应对,你也陷入极其忙碌的状态,使出浑身解数力争完成所有任务。在这一章,我们一起看看减少目标和任务、保留精华的方法。让我们首先想象理想的情况。最近我已经着手简化来自GTD的时间管理系统,简化到几乎不存在的程度。我清单上仍然有长串的待做事项,但不再对它们关注太多。相 反,我开始启动删减流程,专注真正重要的事情。现在,我的待做事项清单,基本上只是一个由三件今天想做的重要事情(要事)组成的清单。我还有一个由更小任务组成的清单,通常大约在30分钟内一次搞定,留下当天的其他时间处理更重要的任务。我仍然在用日程表,当作邀约的提醒工具,但其实它不算真正的时间管理工具。我也不再需要时间管理工具,因为我已经把清单简化成了每天三个任务。• 删减,再删减用几分钟,回顾你的任务和项目清单,看一下能在多大程度上简化它们。把这个工作当作对你的挑战,看看否能精简到一半。如果有50个事项,删减到25个,几天之后再进一步删减。如何删减任务?有时,一项任务变得过时,你不再需要,就从清单上划掉它;有时,如果一项任务能委派给他人做,那就委派,然后也划掉它。请继续阅读,获取更多建议。如何知道哪些事情至关重要?方法是明确你的主要目标,必要时也包括其他目标。你确实需要一次只专注一个目标,如果想一次实行2~3个也可以,但不要一次完成10个目标或事情。这些目标应成为至关重要的项目。如果小任务能帮你完成这些目标,它们就很重要,但如果相关性不大,就不重要。你承诺了多少个项目?平时一般做多少计划外的事情?这些事你没法全部都做,得学会说不,珍视时间。如果你已经答应了,仍然可以拒绝,只是对人要坦诚,告诉他们你有很多待完成的紧急项目,无法继续承诺做这件事。慢慢地,你就能将承 诺删减到很小的数目,只坚守能真正给你带来快乐和价值的承诺。最近我删减了大部分的RSS订阅,同时也减少了回复邮件的数量。一年多来,我没读过一张报纸、一本杂志,也没看过一次电视(除DVD),因为这些媒介上的新闻没法给我任何价值。简化生活中的输入,你就能简化输出。你的待做事项清单,仅一周下来就很容易增加不少项目。你要每周花几分钟时间,不断删减项目。想变得有效率,并不需要一个庞大的待做事项清单,做关键事情即可。做每周回顾时,确认清楚在接下来一周,你想完成的最重要的任务,即“大石块”。现在将它们安排到日程表,作为下周每一天要做的第一件事。视它们为每天最重要的任务,第一时间完成,而不是推到一天快结束的时候。两个报纸撰稿人的案例。第一个撰稿人非常忙碌,每周写十几篇文章,质量还可以,但实际上没什么特色;第二个撰稿人这周只写一篇文章,但上了首页头条,镇上的人纷纷议论,网络上也有人写相关博客文章。如此一来,他获得了一项新闻奖,一举成为新闻界的大牛。通过这篇文章,他获得了一份好工作,签了一份出书合同。这个例子有点极端,但它阐述了一个关键点:有些任务从长期来看,确实有回报,而另外一些只是让你忙个不停,从长远看毫无价值。第一个撰稿人本可以整周待在家睡大觉,即使如此他的世界也不会有多大改变(除了那周得不到工资)。所以,建议专注于重要的事情:能让你成名、产生长期收入或给你持久的满足和快乐的事。它们就是你的“大石块”,其余的都删减掉。这是你每天的规划系统:在一张纸上(我喜欢写在Moleskine袖珍笔记本上),写下三项最重要的任务。就这些,但完成后要检查它们。如果可能,把整天或至少半天时间,投入到这三项任务上。你的要事一般是这周已规划好的“大石块”,以及当天要做的其他要事。一天当中,会出现要事之外的其他事情。你要妥善处理好它们,否则之后会产生问题。把这些事情写在另一个小任务的清单上(我自己的写在袖珍笔记本底部)。通常,你不用立即进行处理,先写下来备用。在当天晚些时候(也许是下午4点),设定一个时间段(可能是30分钟),批量处理它们。先处理要事,再一次性处理这些小任务。它们可能是打电话、处理电子邮件、写封简短的信、处理文书工作等。尽快处理,将它们从清单中移除。可能在当天结束时,你还剩一些任务未处理,最好把其中的小任务留到明天,大的不留。电子邮件也集中批量操作,假如你一整天都在陆续处理,它们就会变成一堆的干扰。实际上一天处理一两次就行。修改于 2025-02-22 07:03:45