“开悟之前，我砍柴、挑水；开悟之后，我依然砍柴、挑水。”禅宗语录
如果你像我一样，清单上有一长串任务要完成，并且它们可能是不同情境下的任务（工作、个人、杂事、电话等），结果数量过多，难以应对。你无法完全移除清单上的任务，因为任务每天都在增加。因此，要简化清单，只留精华，这样你就不再需要复杂的规划系统。很多效率系统共存的一个问题，是待做事项清单太长，并且清单上的任务没有设定优先处理级别，什么事情都添加进来。最后，它变得难以应对，你也陷入极其忙碌的状态，使出浑身解数力争完成所有任务。在这一章，我们一起看看减少目标和任务、保留精华的方法。让我们首先想象理想的情况。最近我已经着手简化来自GTD的时间管理系统，简化到几乎不存在的程度。我清单上仍然有长串的待做事项，但不再对它们关注太多。相反，我开始启动删减流程，专注真正重要的事情。现在，我的待做事项清单，基本上只是一个由三件今天想做的重要事情（要事）组成的清单。我还有一个由更小任务组成的清单，通常大约在30分钟内一次搞定，留下当天的其他时间处理更重要的任务。我仍然在用日程表，当作邀约的提醒工具，但其实它不算真正的时间管理工具。我也不再需要时间管理工具，因为我已经把清单简化成了每天三个任务。• 删减，再删减用几分钟，回顾你的任务和项目清单，看一下能在多大程度上简化它们。把这个工作当作对你的挑战，看看否能精简到一半。如果有50个事项，删减到25个，几天之后再进一步删减。如何删减任务？有时，一项任务变得过时，你不再需要，就从清单上划掉它；有时，如果一项任务能委派给他人做，那就委派，然后也划掉它。请继续阅读，获取更多建议。如何知道哪些事情至关重要？方法是明确你的主要目标，必要时也包括其他目标。你确实需要一次只专注一个目标，如果想一次实行2~3个也可以，但不要一次完成10个目标或事情。这些目标应成为至关重要的项目。如果小任务能帮你完成这些目标，它们就很重要，但如果相关性不大，就不重要。你承诺了多少个项目？平时一般做多少计划外的事情？这些事你没法全部都做，得学会说不，珍视时间。如果你已经答 应了，仍然可以拒绝，只是对人要坦诚，告诉他们你有很多待完成的紧急项目，无法继续承诺做这件事。慢慢地，你就能将承诺删减到很小的数目，只坚守能真正给你带来快乐和价值的承诺。最近我删减了大部分的RSS订阅，同时也减少了回复邮件的数量。一年多来，我没读过一张报纸、一本杂志，也没看过一次电视（除DVD），因为这些媒介上的新闻没法给我任何价值。简化生活中的输入，你就能简化输出。你的待做事项清单，仅一周下来就很容易增加不少项目。你要每周花几分钟时间，不断删减项目。想变得有效率，并不需要一个庞大的待做事项清单，做关键事情即可。做每周回顾时，确认清楚在接下来一周，你想完成的最重要的任务，即“大石块”。现在将它们安排到日程表，作为下周每一天要做的第一件事。视它们为每天最重要的任务，第一时间完成，而不是推到一天快结束的时候。两个报纸撰稿人的案例。第一个撰稿人非常忙碌，每周写十几篇文章，质量还可以，但实际上没什么特色；第二个撰稿人这周只写一篇文章，但上了首页头条，镇上的人纷纷议论，网络上也有人写相关博客文章。如此一来，他获得了一项新闻奖，一举成为新闻界的大牛。通过这篇文章，他获得了一份好工作，签了一份出书合同。这个例子有点极端，但它阐述了一个关键点：有些任务从长期来看，确实有回报，而另外一些只是让你忙个不停，从长远看毫无价值。第一个撰稿人本可以整周待在家睡大觉，即使如此他的世界也不会有多大改变（除了那周得不到工资）。所以，建议专注于重要的事情：能让你成名、产生长期收入或给你持久的满足和快乐的事。它们就是你的“大石块”，其余的都删减掉。这是你每天的规划系统：在一张纸上（我喜欢写在Moleskine袖珍笔记本上），写下三项最重要的任务。就这些，但完成后要检查它们。如果可能，把整天或至少半天时间，投入到这三项任务上。你的要事一般是这周已规划好的“大石块”，以及当天要做的其他要事。一天当中，会出现要事之外的其他事情。你要妥善处理好它们，否则之后会产生问题。把这些事情写在另一个小任务的清单上（我自己的写在袖珍笔记本底部）。通常，你不用立即进行处理，先写下来备用。在当天晚些时候（也许是下午4点），设定一个时间段（可能是30分钟），批量处理它们。先处理要事，再一次性处理这些小任务。它们可能是打电话、处理电子邮件、写封简短的信、处理文书工作等。尽快处理，将它们从清单中移除。可能在当天结束时，你还剩一些任务未处理，最好把其中的小任务留到明天，大的不留。电子邮件也集中批量操作，假如你一整天都在陆续处理，它们就会变成一堆的干扰。实际上一天处理一两次就行。