在你养成了用一些收件箱（包括你随身携带的小笔记本或其他简单的记录工具）搜集东西之后，有个问题仍然存在：如何把它们全部处理好？你应着手处理，对每个项目快速做决定，安排好，直到收件箱变成清空状态，或笔记本上记录的所有内容都已处理好。任由物品堆积，就是在拖延做决定。处理收件箱时，要快速决定并把物品各归其位，这样物品就不会堆积。最少每天处理一次收件箱，如有必要，增加频次。处理时，首先减少收件箱的数量。所有需要查看信息或阅读已接收信息的容器，都算作收件箱，数量越多，越难管理好。因此，你要在能 够正常使用的前提下，把收件箱的数量减至最少。列出所有你接收信息的方式，逐个评估，确认是否能给你价值，然后找方法合并或删除收件箱。如果它无法提供价值，就考虑将它清除出你的生活，再看看你能否整个一周下来都不记挂它。对于其他收件箱，考虑是否可以把多种信息流归并到一个收件箱。例如在家里，数一下有多少个放置收到的纸质文件的地方。其实，用一个收件箱就可以装入所有的邮件、工作文件、学校试卷、电话记录、电脑打印资料、日程表等。听说你有4个电子邮箱？考虑是否可以减少到一个。收件箱越少越好，尽可能总共只持有4~7个收件箱。下一步，掌控你的收件箱。长期看我文章的读者可能会熟悉这个阶段，不过这里还是要提醒：不要让收件箱超载，否则会积压一大堆待处理的事情，到时你肯定会精疲力尽。因此，要成为收件箱的主人。每天都检查和处理收件箱。对于某些收件箱，每天检查次数不止一次（我每小时检查一次电子邮件），但不要太过频繁甚至沉迷其中，因为这会浪费时间，扰乱你的工作和生活。也不要一天检查的次数一次都不到，否则收件箱里的物品将堆积，而堆积的物品将与你为敌。1、快速决定。从收件箱最上面的项目开始往下处理，立即做决定，不要跳过项目或放回去，也不要延迟处理。3、委派。你是应该做这件事的人选吗？如果不是，委派它，发给其他人处理。4、立即行动。假如处理一个任务只需花2分钟或更少，就立即处理，而不是添加 到待做事项清单。5、延后处理。如果处理时间超过2分钟，立即把这项任务加到待做事项清单，后续再处理。6、归档。假如是有待以后参考的资料，立即归档。不要使用混合型或有待归档文件夹，这是推迟做决定。不要让应该归档的物品堆积起来，应立即归档。7、在所有情况下，收件箱不留项目。要么删除，要么归档，彻底处理每个项目，直到收件箱被清空。注意：如果收件箱有几百个项目，最好把它们都放到后续待处理的文件夹（安排用几个小时处理），然后再从新的项目开始，实行这个流程。8、重复以上流程，保持收件箱处于清空状态。如果你已经精简了收件箱数量，做起来不会太难。如果收件箱清空了，好好庆祝一下，这会给你带来很棒的感觉。记住：不要一整天都在检查收件箱，规划好处理时间，也绝对不要把即时通知设置为开启状态。 