“人们感受到的很多压力,不是源于有太多事情要做,而是源于没有完成已经开了头的事。”戴维·艾伦(David Allen)
当我们忙个不停的时候,想法不断闪现在脑海中,邮件不断投到家里,文书工作不停堆到桌子上,电话号码和预约不停给到我们......然后它们消失了或被遗忘掉,又或者被放置于落满灰尘的抽屉里,再也见不到。这里存在的问题是,我们没有一个系统去搜集所有进入到我们生活的信息、文件和邮件,也没有用系统化的方式将它们整理得井井有条。为了处理这个问题,我们需要努力把进入到生活中的所有物品初步归置到一个地方,还要养成立即记录事情的习惯,而不是依赖大脑记住所有事情。如果我们依赖大脑,局面将难以应对。况且,在我们需要某个东西时,大 脑容易遗忘它。搜集这个习惯很简单,你只需空出少量的空间去搜集信息和文件,同时坚守这个系统。因此,对于来到你桌子上的文件,你应选定一个便于搜集的地方:收件箱。千万不要把纸塞到抽屉,也不要贴一张便利贴在桌子上,或者到处放置收到的邮件,偏偏不放在收件箱。收件箱才是你搜集物品并放置的地方,你得坚持使用它。你在家里也应该有个收件箱,用于搜集所有进来的邮件、短信、收据,以及来自公司或学校的文件、从琐事中产生的物品,甚至所有东西。如此处理之后,东西就再也不会找不到了。至于电子邮件,设法只用一个账号(避免多个收件箱,导致混乱)。你可能每天要在线检查很多个收件箱,有一些你可能不会当作收件箱,比如MySpace 或Facebook账户、论坛以及你收到信息的其他地方。其实它们都属于收件箱,你应该跟进它们,并以同样的方式处理。收件箱越少越好。我们将会在接下来关于“处理”的习惯这一章,了解如何把这些收件箱处理到清空状态。现在,就留意你的收件箱,同时想办法把所有装在实体收件箱的文件,放到办公桌上或家里。我们还需要查看一种特殊的收件箱——你的搜集工具(译者注:即笔记本),里面记录了你在路上的想法、笔记、信息和要完成的任务,以及会议上形成的行动事项。总之,你的笔记本收纳了在记录之前属于非文字或录制形式的一切内容。到目前为止,你可能一直依靠你的头脑记忆这些事情,可能回到办公室时,再将它们添加到待做事项清单。不幸的是,你的头脑会出现差错,比如在需要的时 候忘记事情,又在不需要的时候想起它们。所以针对以上情况,我们将要培养把事情从头脑中整理出来,并形成文字的习惯。做法是随身携带一个小笔记本(或对你有效的任何记录工具),任何跃入大脑的任务、想法、项目或信息,都记下来。这样把事情从大脑搬到纸上,就不容易遗忘。在开会时,你接到一个后续要做的行动任务,记下来;老板打电话安排你做一个项目,记下来;如果在聚会上有人给你一个电话号码或邮件地址,也记下来。你现在应该知道要怎么做。ZTD需要你采用一种简单、易携带、易使用的信息记录工具——推荐(不强制)使用一个小的笔记本或一小叠索引卡片,因为它们比PDA或笔记本电脑更便于使用和携带。当你回到家里或办公室,清掉你的笔记,整理到待做事项清单(目前使用一个即可,情境清单会在后面谈到的习惯中用到)。推荐一个流行的工具:ZenTodo,当然这不是必须的。它是我的首选搜集工具,仅仅是因为它轻便、持久、美观。我喜欢在上面写字。不过,用任何一种小的笔记本都可以。也许你还可以试一试Hipster PDA(纸质掌上电脑)。对于培养“搜集”这个习惯,我推荐用纸质的类似产品代替电子产品,但假如你PDA或者智能手机用得不错,那就还用它们。我认为纸质产品更好用的原因,是它们更快捷。对于电子产品,你不但要拿出来,还要开机,进入到正确的程序,点击进入,然后才进入到输入系统。而纸质产品,你掏出笔记本和笔直接写就行。当然,以上两种方式都可行,不过工具越简单易用,你就越可能用它们。选取适用于你的工具即可。记录习惯的关键是在遗忘之前,立刻记录事情,并且一到家或一 上班,就整理、清空笔记本。这两个步骤不能拖延,否则事情会堆积,你也不太可能去完成它们。因此,要掌控好局面。还有,随身携带记录工具。无论你用哪种工具系统,它都应该容易携带,方便快速记录想法。你需要带到你去的任何地方,比如床上、商店里,甚至医院里。这种把所有进入到生活中的所有信息,搜集到一个小笔记本(以及其他一些收件箱)的简单习惯,将会极大提升你所在组织和你自身的效率。你将不再忘事、丢失信息,而是什么时候都知道物品在哪里。