“人们感受到的很多压力，不是源于有太多事情要做，而是源于没有完成已经开了头的事。”戴维·艾伦（David Allen）
当我们忙个不停的时候，想法不断闪现在脑海中，邮件不断投到家里，文书工作不停堆到桌子上，电话号码和预约不停给到我们......然后它们消失了或被遗忘掉，又或者被放置于落满灰尘的抽屉里，再也见不到。这里存在的问题是，我们没有一个系统去搜集所有进入到我们生活的信息、文件和邮件，也没有用系统化的方式将它们整理得井井有条。为了处理这个问题，我们需要努力把进入到生活中的所有物品初步归置到一个地方，还要养成立即记录事情的习惯，而不是依赖大脑记住所有事情。如果我们依赖大脑，局面将难以应对。况且，在我们需要某个东西时，大脑容易遗忘它。搜集这个习惯很简单，你只需空出少量的空间去搜集信息和文件，同时坚守这个系统。因此，对于来到你桌子上的文件，你应选定一个便于搜集的地方：收件箱。千万不要把纸塞到抽屉，也不要贴一张便利贴在桌子上，或者到处放置收到的邮件，偏偏不放在收件箱。收件箱才是你搜集物品并放置的地方，你得坚持使用它。你在家里也应该有个收件箱，用于搜集所有进来的邮件、短信、收据，以及来自公司或学校的文件、从琐事中产生的物品，甚至所有东西。如此处理之后，东西就再也不会找不到了。至于电子邮件，设法只用一个账号（避免多个收件箱，导致混乱）。你可能每天要在线检查很多个收件箱，有一些你可能不会当作收件箱，比如MySpace 或Facebook账户、论坛以及你收到信息的其他地方。其实它们都属于收件箱，你应该跟进它们，并以同样的方式处理。收件箱越少越好。我们将会在接下来关于“处理”的习惯这一章，了解如何把这些收件箱处理到清空状态。现在，就留意你的收件箱，同时想办法把所有装在实体收件箱的文件，放到办公桌上或家里。我们还需要查看一种特殊的收件箱——你的搜集工具（译者注：即笔记本），里面记录了你在路上的想法、笔记、信息和要完成的任务，以及会议上形成的行动事项。总之，你的笔记本收纳了在记录之前属于非文字或录制形式的一切内容。到目前为止，你可能一直依靠你的头脑记忆这些事情，可能回到办公室时，再将它们添加到待做事项清单。不幸的是，你的头脑会出现差错，比如在需要的时候忘记事情，又在不需要的时候想起它们。所以针对以上情况，我们将要培养把事情从头脑中整理出来，并形成文字的习惯。做法是随身携带一个小笔记本（或对你有效的任何记录工具），任何跃入大脑的任务、想法、项目或信息，都记下来。这样把事情从大脑搬到纸上，就不容易遗忘。在开会时，你接到一个后续要做的行动任务，记下来；老板打电话安排你做一个项目，记下来；如果在聚会上有人给你一个电话号码或邮件地址，也记下来。你现在应该知道要怎么做。ZTD需要你采用一种简单、易携带、易使用的信息记录工具——推荐（不强制）使用一个小的笔记本或一小叠索引卡片，因为它们比PDA或笔记本电脑更便于使用和携带。当你回到家里或办公室，清掉你的笔记，整理到待做事项清单（目前使用一个即可，情境清单会在后面谈到的习惯中用到）。推荐一个流行的工具：ZenTodo，当然这不是必须的。它是我的首选搜集工具，仅仅是因为它轻便、持久、美观。我喜欢在上面写字。不过，用任何一种小的笔记本都可以。也许你还可以试一试Hipster PDA（纸质掌上电脑）。对于培养“搜集”这个习惯，我推荐用纸质的类似产品代替电子产品，但假如你PDA或者智能手机用得不错，那就还用它们。我认为纸质产品更好用的原因，是它们更快捷。对于电子产品，你不但要拿出来，还要开机，进入到正确的程序，点击进入，然后才进入到输入系统。而纸质产品，你掏出笔记本和笔直接写就行。当然，以上两种方式都可行，不过工具越简单易用，你就越可能用它们。选取适用于你的工具即可。记录习惯的关键是在遗忘之前，立刻记录事情，并且一到家或一上班，就整理、清空笔记本。这两个步骤不能拖延，否则事情会堆积，你也不太可能去完成它们。因此，要掌控好局面。还有，随身携带记录工具。无论你用哪种工具系统，它都应该容易携带，方便快速记录想法。你需要带到你去的任何地方，比如床上、商店里，甚至医院里。这种把所有进入到生活中的所有信息，搜集到一个小笔记本（以及其他一些收件箱）的简单习惯，将会极大提升你所在组织和你自身的效率。你将不再忘事、丢失信息，而是什么时候都知道物品在哪里。